Seperti yang diketahui semua pemilik bisnis, menjalankan kantor berarti berurusan dengan banyak dokumen yang dapat menyebabkan limbah kertas yang signifikan. Jika menjadi lebih ramah lingkungan adalah prioritas bagi perusahaan Anda, mengurangi jumlah limbah kertas adalah tempat yang bagus untuk memulai.
1. Beralih dari Kotak Surat ke Email
Jika Anda sering mengirim surat ke mitra dan pelanggan, pertimbangkan untuk mengirim email sebagai gantinya. Banyak pelanggan akan senang menerima pesan di kotak masuk mereka daripada di kotak surat, dan perusahaan Anda akan secara drastis mengurangi jumlah kertas yang masuk dan keluar dari kantor.
2. Gunakan Sistem Faktur Digital
Selain berkomunikasi melalui email, Anda dapat mulai mengirim faktur dan menerima pembayaran secara online. Ada banyak alat online yang dirancang untuk membantu Anda mengirim faktur, menerima pembayaran, dan melacak keuangan secara digital.
3. Konversi Sistem Pengarsipan Anda
Banyak kantor memiliki beberapa lemari arsip, diisi dengan folder dan file kertas. Sebagai gantinya, kami menyarankan untuk menggunakan sistem pengarsipan digital untuk membuat kantor Anda lebih efisien dan ramah lingkungan. Mulailah dengan memindai file lama dan mengaturnya menggunakan perangkat lunak pengarsipan atau penyimpanan berbasis cloud. Kemudian, Anda dapat mengurangi dokumen kertas ke depannya dengan menggunakan file PDF dan email yang dapat dengan mudah ditambahkan ke sistem penyimpanan digital Anda.
4. Gunakan Catatan Digital
Apakah meja Anda tertutup secarik kertas? Seperti menggunakan sistem pengarsipan digital alih-alih kertas, Anda dapat mengatur ruang kerja Anda sekaligus mengurangi limbah kertas dengan menukar catatan kertas dengan alternatif digital. Salah satu cara sederhana untuk memulai adalah menggunakan catatan tempel desktop gratis. Notebook pintar selangkah lebih maju, memungkinkan Anda untuk menulis catatan yang terhubung ke aplikasi di ponsel atau komputer Anda.
5. Ingatkan Karyawan untuk Berpikir Sebelum Mencetak
Dalam dunia daur ulang, aturan emasnya adalah berpikir sebelum mencetak. Menurut kampanye Think Before Printing, 50 persen halaman cetak bahkan tidak pernah dilihat. Mengingatkan karyawan untuk berpikir sebelum mencetak dapat mencegah pemborosan kertas untuk hal-hal seperti salinan yang tidak perlu dan kertas yang memerlukan tanda tangan. Itu semua dapat dikirim, disimpan, dan ditandatangani secara digital.
6. Gunakan Halaman Dua Sisi
Bila Anda memiliki dokumen yang perlu dicetak, perhatikan berapa banyak kertas yang digunakan. Atur preferensi printer Anda untuk secara otomatis mencetak di kedua sisi; Anda akan menggunakan setengah kertas dan mengurangi tumpukan kertas yang berantakan di meja Anda. Selain pencetakan dua sisi, Anda juga dapat membuat teks lebih kecil, menambah margin, dan menghindari gambar untuk menghemat ruang saat mencetak.
7. Daur Ulang Sebanyak Mungkin
Mau tidak mau, akan ada beberapa limbah kertas di kantor mana pun. Bahkan setelah mengurangi jumlah halaman yang Anda cetak dan jumlah surat yang Anda kirim, kemungkinan besar Anda masih akan menerima paket, majalah, dan surat sampah. Daur ulang! Gunakan panduan ini untuk mengetahui bagaimana sampah kertas dapat didaur ulang.
8. Beli Kertas Daur Ulang
Saat Anda berpikir untuk mendaur ulang limbah kertas kantor Anda, pastikan bahwa kertas apa pun yang Anda bawa ke kantor juga didaur ulang. Menggunakan kertas daur ulang menghemat pohon, energi, dan air. Biasanya, opsi daur ulang tersedia di toko peralatan kantor besar, jadi beralih tidak memerlukan upaya ekstra.
